Cancelling or moving an appointment
Termin verschieben
Talking to: Praxismitarbeiterin am Telefon · Level A2
The situation
I cannot make my appointment tomorrow morning. I am calling to move it, and I want to avoid the cancellation fee.
What you want
Cancel politely, get a new date, and check that nothing will be charged.
Anruf und Anliegen
Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name]. Ich rufe an wegen eines Termins.
Good day, my name is [Your Name]. I'm calling about an appointment.
Termin identifizieren
Guten Tag. Wie kann ich Ihnen helfen?
Good day. How can I help you?
Or in other words:
Worum geht es genau?
What is it about exactly?
Ich habe morgen früh einen Termin bei Ihnen.
I have an appointment with you tomorrow morning.
Termin verschieben
Ja, ich sehe das. Um [Uhrzeit] Uhr, richtig?
Yes, I see that. At [Time] o'clock, right?
Ja, genau. Ich kann den Termin leider nicht wahrnehmen und möchte ihn gerne verschieben.
Yes, exactly. Unfortunately, I cannot keep the appointment and would like to reschedule it.
If they ask for the reason
Warum können Sie nicht kommen?
Why can't you come?
Ich habe einen wichtigen anderen Termin.
I have another important appointment.
Then carry on with Neuen Termin finden.
Neuen Termin finden
Verstehe. Wann wäre es Ihnen denn möglich?
I understand. When would it be possible for you?
Or in other words:
Welcher Tag passt Ihnen besser?
Which day suits you better?
Haben Sie nächste Woche einen freien Termin?
Do you have a free appointment next week?
If there are no soon appointments
Leider haben wir nächste Woche nichts mehr frei.
Unfortunately, we have nothing free next week.
Oh, das ist schade. Wann wäre der nächste freie Termin?
Oh, that's a pity. When would be the next free appointment?
Der früheste Termin wäre am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr.
The earliest appointment would be on [Date] at [Time] o'clock.
Ich nehme diesen Termin am [Datum]. Vielen Dank.
I'll take this appointment on [Date]. Thank you very much.
Then carry on with Stornierungsgebühr.
Stornierungsgebühr
Moment, ich schaue mal. Ja, wir hätten noch einen Termin am Dienstag, den [Datum], um 10 Uhr.
Moment, I'll check. Yes, we would have an appointment on Tuesday, [Date], at 10 AM.
Fallen dafür Kosten an, wenn ich jetzt verschiebe?
Are there any costs for this if I reschedule now?
Bestätigung
Nein, keine Sorge. Wenn Sie rechtzeitig Bescheid geben, ist das kostenfrei.
No, don't worry. If you inform us in time, it's free of charge.
Or in other words:
Nein, es fallen keine Kosten an.
No, there are no costs.
Das ist gut. Dienstag, den [Datum], um 10 Uhr passt sehr gut. Vielen Dank!
That's good. Tuesday, [Date], at 10 AM works very well. Thank you very much!
Abschied
In Ordnung. Dann bis Dienstag. Auf Wiederhören!
Alright. See you Tuesday then. Goodbye!
Or in other words:
Alles klar. Bis dann! Auf Wiederhören!
Alright. See you then! Goodbye!
Vielen Dank. Auf Wiederhören!
Thank you very much. Goodbye!
Didn't catch that?
Lines that work at any point in the conversation.
Können Sie das bitte wiederholen?
Can you please repeat that?
Können Sie bitte langsamer sprechen?
Can you please speak slower?
Können Sie das bitte aufschreiben?
Can you please write that down?
Was bedeutet [Wort]?
What does [word] mean?
Sprechen Sie Englisch?
Do you speak English?
Words you need
- der Terminthe appointment
- verschiebento reschedule
- absagento cancel
- morgentomorrow
- die Kostenthe costs/fees
- kostenlosfree of charge
- wahrnehmento keep (an appointment)
- nächste Wochenext week
- freifree (available)
- die Uhrzeitthe time (of day)
This script is a language aid, not legal, tax or medical advice. What the other person actually says will differ; the fallback lines are there for that.