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Nebenkostenabrechnung erklären lassen

Talking to: Hausverwalterin · Level B1

The situation: My annual utility statement (Nebenkostenabrechnung) asks for 800 euros more than I expected. I am calling the property manager to have the figures explained.

The steps follow the usual order. The indented blocks show what to say if the conversation goes another way.

Anruf und Grund

You

Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name]. Ich rufe wegen meiner Nebenkostenabrechnung an.

Good day, my name is [Your Name]. I am calling about my utility statement.

Ihre Daten

Hausverwalterin

Guten Tag. Um welche Adresse handelt es sich denn und wie ist Ihr Name?

Good day. Which address is it and what is your name?

Or in other words:

  • Können Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre Adresse nennen?

    Could you please tell me your name and address?

You

Es geht um die Adresse [Ihre Adresse] und meine Mieter-Nummer ist [Ihre Mieter-Nummer].

It's about the address [Your Address] and my tenant number is [Your Tenant Number].

Hohe Nachzahlung

Hausverwalterin

Einen Moment bitte. Ja, ich sehe es. Die Abrechnung für [Ihre Adresse] zeigt eine Nachzahlung von 800 Euro.

One moment please. Yes, I see it. The statement for [Your Address] shows an additional payment of 800 euros.

You

Genau das ist der Punkt. Ich verstehe nicht, warum die Nachzahlung so hoch ist.

Exactly, that's the point. I don't understand why the additional payment is so high.

Erklärung der Posten

Hausverwalterin

Was genau verstehen Sie denn nicht?

What exactly do you not understand?

Or in other words:

  • Können Sie mir das Problem genauer beschreiben?

    Can you describe the problem to me more precisely?

You

Ich hätte gerne eine Erklärung, welche Posten genau zu dieser hohen Nachzahlung führen.

I would like an explanation of which items exactly lead to this high additional payment.

Originalrechnungen anfragen

Hausverwalterin

Gerne. Es gab höhere Kosten für Heizung und Wasser in diesem Jahr.

Gladly. There were higher costs for heating and water this year.

You

Ich möchte gerne die einzelnen Posten genauer verstehen. Könnte ich die Originalrechnungen einsehen?

I would like to understand the individual items more precisely. Could I see the original invoices?

If they suggest a meeting

Hausverwalterin

Das ist am Telefon schwierig zu erklären. Können Sie vielleicht nächste Woche vorbeikommen?

That is difficult to explain over the phone. Can you perhaps come by next week?

You

Ja, das wäre gut. Wann hätte ich denn einen Termin bei Ihnen?

Yes, that would be good. When could I have an appointment with you?

Hausverwalterin

Wie wäre es am Dienstag um 10 Uhr?

How about Tuesday at 10 AM?

You

Dienstag um 10 Uhr passt gut. Vielen Dank.

Tuesday at 10 AM works well. Thank you very much.

The conversation ends here.

Termin vereinbaren

Hausverwalterin

Ja, das ist möglich. Sie können die Unterlagen gerne hier im Büro einsehen.

Yes, that is possible. You are welcome to view the documents here in the office.

Or in other words:

  • Selbstverständlich können Sie die Belege bei uns im Büro prüfen.

    Of course, you can check the receipts here in our office.

You

Vielen Dank. Wann könnte ich denn vorbeikommen, um die Rechnungen anzusehen?

Thank you very much. When could I come by to look at the invoices?

If they offer email instead

Hausverwalterin

Wir können Ihnen die Belege auch per E-Mail zukommen lassen, wenn Ihnen das lieber ist.

We can also send you the receipts by email, if that is preferred.

You

Vielen Dank, aber ich würde die Rechnungen gerne persönlich besprechen und einsehen.

Thank you, but I would like to discuss and view the invoices in person.

Hausverwalterin

Alles klar. Dann vereinbaren wir einen Termin für Sie.

Alright. Then we will arrange an appointment for you.

Then carry on with Tag bestätigen.

Tag bestätigen

Hausverwalterin

Hätten Sie nächste Woche am Mittwoch Zeit?

Would you have time next week on Wednesday?

Or in other words:

  • Passt Ihnen nächste Woche ein Termin am Mittwoch?

    Does an appointment next week on Wednesday suit you?

You

Ja, Mittwoch passt gut. Um wie viel Uhr wäre es möglich?

Yes, Wednesday works well. At what time would it be possible?

Termin bestätigen

Hausverwalterin

Um 14 Uhr wäre noch ein Termin frei.

At 2 PM there would still be an appointment free.

Or in other words:

  • Wie wäre es um 14 Uhr?

    How about 2 PM?

You

Gut, Mittwoch um 14 Uhr. Ich komme dann vorbei. Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Good, Wednesday at 2 PM. I will come then. Thank you for your help.

Verabschiedung

Hausverwalterin

Gern geschehen. Auf Wiederhören.

You're welcome. Goodbye.

You

Auf Wiederhören.

Goodbye.

Didn't catch that?

  • Könnten Sie das bitte wiederholen?

    Could you please repeat that?

  • Könnten Sie bitte langsamer sprechen?

    Could you please speak slower?

  • Könnten Sie das bitte aufschreiben?

    Could you please write that down?

  • Was bedeutet das Wort?

    What does that word mean?

  • Ich verstehe das Wort nicht.

    I don't understand the word.

  • Sprechen Sie Englisch?

    Do you speak English?

Words you need

die Nebenkostenabrechnung
utility statement
die Nachzahlung
additional payment
der Betrag
amount
erklären
to explain
der Posten
item / charge
die Originalrechnungen
original invoices
einsehen
to view / inspect
der Termin
appointment
vorbeikommen
to come by
die Adresse
address
die Mieter-Nummer
tenant number
hohe Kosten
high costs
verstehen
to understand